Εκτύπωση

Πώς εκδίδεται και πόσο διάστημα ισχύει το πιστοποιητικό πολυτεκνικής ιδιότητας;

 

Το πιστοποιητικό πολυτεκνικής ιδιότητας (ΠΠΙ) εκδίδεται από την ΑΣΠΕ σε ηλεκτρονική μορφή (αρχείο pdf) και φέρει την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα της ΑΣΠΕ, σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4727/2020 για την «Ψηφιακή Διακυβέρνηση», από 1ης Δεκεμβρίου 2021, και ισχύει για χρονικό διάστημα 6 (έξι) μηνών από την ημερομηνία που εκδόθηκε.

Σημαντική Ενημέρωση: Εάν το μήνυμα αποστολής του ΠΠΙ δεν ανευρίσκετε στα "Εισερχόμενα" παρακαλούμε να το αναζητάτε και στο φάκελο "Ανεπιθύμητη ή Ενοχλητική Αλληλογραφία".

 

Ακολουθούν τα σχετικά θέματα:

-Γενικά

-Διαδικασία έκδοσης

-Πληροφορίες για τα ηλεκτρονικά έγγραφα

-Διακίνηση ηλεκτρονικών εγγράφων

-Εκτύπωση ηλεκτρονικών εγγράφων

-Nόμος 4727 (ΦΕΚ Α΄ 184/23-9-2020) για τη Ψηφιακή Διακυβέρνηση

-Απόφαση 32256/2021 (ΦΕΚ B’ 4651/08-10-2021) για τη Διαδικασία διακίνησης, επικύρωσης και νομικής ισχύος.

-Έγγραφο Α. Π.: 46005 ΕΞ 2021 της 29/12/2021 του Γ. Γρ. Ψηφ. Διακυβέρνησης & Απλούστευσης Διαδικασιών σχετικά με την εφαρμογή των παραπάνω νόμου και απόφασης. Δείτε ολόκληρο το έγγραφο ΕΔΩ ή ΕΔΩ.

_______________________________

Γενικά

Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα της ΑΣΠΕ, η οποία παράγεται και τίθεται σε κάθε έγγραφο που εκδίδεται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο νόμο, εγγυάται τη γνησιότητα του εγγράφου και το καθιστά ισόκυρο με το αντίστοιχο έγχαρτο ΠΠΙ.

Έτσι, ο πολύτεκνος δεν χρειάζεται να το εκτυπώσει ή να το λάβει σε έντυπη μορφή, αφού μπορεί να το διακινήσει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το υποβάλλει ηλεκτρονικά σε όποια υπηρεσία πρέπει να το προσκομίσει.

  

Διαδικασία

Οι όροι και προϋποθέσεις για την έκδοση του ΠΠΙ παραμένουν ως έχουν. Απαραίτητη προϋπόθεση η ύπαρξη θεωρημένης από τον οικείο Σύλλογο – μέλος της ΑΣΠΕ πολυτεκνικής ταυτότητας σε ισχύ, όπως ως τώρα.

Για την έκδοσή του, οι πολύτεκνοι  υποβάλλουν μέσω των  Συλλόγων τους σχετικό αίτημα, συνοδευόμενο απαραίτητα με πρόσφατο (να έχει εκδοθεί εντός των τελευταίων 30 ημερών) πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης του πολύτεκνου γονέα από το Δήμο.

Στην περίπτωση που δεν είναι εφικτή η έγκαιρη εξυπηρέτηση του πολυτέκνου από το Σύλλογο Πολυτέκνων, παρέχεται η δυνατότητα να υποβάλλει το σχετικό αίτημα στην ΑΣΠΕ, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στο οποίο θα επισυνάπτεται πλήρως συμπληρωμένο το προβλεπόμενο έντυπο που είναι διαθέσιμο στον ιστότοπο της ΑΣΠΕ www.aspe.gr και συγκεκριμένα σε pdf  ΕΔΩ και σε word  ΕΔΩ, μετά των αναφερομένων σε αυτό δικαιολογητικών, ήτοι:

1)         Πρόσφατο (να έχει εκδοθεί εντός των τελευταίων 30 ημερών) πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης του πολύτεκνου γονέα (δεν γίνεται δεκτό πιστοποιητικό από την οικογενειακή μερίδα του αιτούντος τέκνου) καθώς και

2)         Φωτοτυπία της πολυτεκνικής ταυτότητας (1ης σελίδας και εκείνης με την τελευταία θεώρηση σε ισχύ) του αιτούντος, εφόσον κατέχει ο ίδιος πολυτεκνική ταυτότητα (βιβλιάριο) ή του γονέα του.

  

Πληροφορίες για τα ηλεκτρονικά έγγραφα

Ο νόμος υπ. αριθμ. 4727 (ΦΕΚ Α΄ 184/23-9-2020) "Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις.", ορίζει στο άρθρο 15 ότι Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους. (Βλ. Παράρτημα Α).

Η ΑΣΠΕ έχει πιστοποιηθεί από αρμόδιο-εξουσιοδοτημένο φορέα προκειμένου να μπορεί να σφραγίζει ηλεκτρονικά το ΠΠΙ.

Η ηλεκτρονική σφραγίδα είναι ορατή στο ανθρώπινο μάτι με τη φράση «Σφραγισμένο Ψηφιακά - ΑΣΠΕ, ημερομηνία» (¨Έως 4/7/2022 η φράση της σφραγίδας ήταν: «Ψηφιακά Υπογραφέν από την ΑΣΠΕ, ημερομηνία, ώρα και τόπος») η οποία εμφανίζεται δίπλα στο λογότυπο της ΑΣΠΕ και χρησιμοποιώντας ο λήπτης το πρόγραμμα Adobe Acrobat Reader DC έχει τη δυνατότητα άμεσης επιβεβαίωσης της γνησιότητας του εγγράφου και της υπογραφής του από τον εκδότη. Οι σχετικές ενδείξεις είναι: "Signed and all signatures are valid" και "Document has not been modified since this signature was applied"

Επίσης, η ηλεκτρονική σφραγίδα φέρει ηλεκτρονική χρονοσήμανση, βάσει της οποίας θα ελέγχεται αυτόματα από τον παραλήπτη και η εγκυρότητα του πιστοποιητικού από πλευράς ημερομηνίας εκδόσεώς του.

  

Εκτύπωση ηλεκτρονικού εγγράφου

Σε περίπτωση που ζητείται από Δημόσιο ή άλλο Φορέα η εκτύπωση του πιστοποιητικού πολυτεκνικής ιδιότητας και η προσκόμισή του σε έντυπη μορφή, θα πρέπει να ακολουθηθεί η διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών Δημόσιων και Ιδιωτικών εγγράφων, όπως περιγράφεται στην Υπουργική Απόφαση με αριθμό 32256 (ΦΕΚ Β΄ 4651/8 Οκτωβρίου 2021), σύμφωνα με την οποία το φυσικό πρόσωπο που ζητεί από κάθε Διοικητική Αρχή ή ΚΕΠ ή Δικηγόρο την επικύρωση εκτύπωσης του ηλεκτρονικού Δημόσιου ή Ιδιωτικού εγγράφου, οφείλει να έχει αποστείλει προηγουμένως στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του επικυρούντος το σχετικό έγγραφο.

Ο επικυρών ελέγχει αν το ηλεκτρονικό έγγραφο φέρει τα απαραίτητα στοιχεία, αντιπαραβάλλει το περιεχόμενό του με την εκτύπωση και επικυρώνει το σώμα του εγγράφου, όπως περιγράφεται κατωτέρω. (Βλ. Παράρτημα Β)

Στο έγγραφο του Γεν. Γραμματέα 46005 ΕΞ 2021 της 29/12/2021 πέραν των άλλων διευκρινήσεων δίδoνται οδηγίες στους φορείς του Δημοσίου να δέχονται έντυπα πιστοποιητικά μόνο στην περίπτωση δεν είναι εφικτή η ηλεκτρονική διαβίβαση των ηλεκτρονικών πιστοποιητικών. Περαιτέρω δίδει οδηγίες στα ΚΕΠ να κατευθύνουν τους πολίτες στην ηλεκτρονική διαβίβαση των ψηφιακά υπογεγραμμένων πιστοποιητικών στους διάφορους φορείς. Σημειώνουμε εδώ ότι με αυτή την οδηγία ορισμένα ΚΕΠ αρνούνται την εκτύπωση και επικύρωση των με ψηφιακή σφραγίδα εκδοθέντων ΠΠΙ αν δεν υπάρχει ουσιαστικός λόγος.

 _______________________________

(Παράρτημα Α)

NOMOΣ υπ' αριθμ. 4727 (ΦΕΚ Α΄ 184/23-9-2020)

"Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις."

Παρατίθενται τα άρθρα 15 και 16 του παραπάνω νόμου, που σχετίζονται με την ηλεκτρονική - ψηφιακή μορφή του ΠΠΙ με χρήση ηλεκτρονικής σφραγίδας.

Άρθρο 15

Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα

1. Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους.

2. Εκτύπωση των ηλεκτρονικών εγγράφων της παρ. 1 γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον φέρει επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται μέσω της διαπίστωσης της ταύτισης του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο.

Άρθρο 16

Δικονομικές ρυθμίσεις για τα ηλεκτρονικά έγγραφα

1. Ηλεκτρονικό έγγραφο που φέρει απλή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του εκδότη του αποτελεί μηχανική απεικόνιση, κατά την έννοια του άρθρου 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας. Στην περίπτωση του άρθρου 160 του Αστικού Κώδικα και του Άρθρου 443 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας απαιτείται εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα.

2. Ηλεκτρονικά έγγραφα με απλή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή εκτιμώνται ελεύθερα ως νόμιμα αποδεικτικά μέσα κατά τις ισχύουσες δικονομικές διατάξεις.

 _______________________________

(Παράρτημα Β)

ΑΠΟΦΑΣΗ υπ' αριθμ. 32256/2021 (ΦΕΚ B’ 4651/08-10-2021) των Υπουργών Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Επικρατείας.

"Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς."

Παρατίθενται οι διατάξεις της παραπάνω Απόφασης που αφορούν την αποδεικτική ισχύ και τη διαδικασία διακίνησης και επικύρωσης των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων

Άρθρο 3

Αποδεικτική ισχύς των εκτυπώσεων ηλεκτρονικών δημόσιων και ιδιωτικών εγγράφων

4. Όταν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο εκτυπωθεί και επικυρωθεί, διακινείται ως έντυπο έγγραφο (έντυπη διακίνηση). Για την ηλεκτρονική διακίνησή του δεν απαιτείται ουδεμία επικύρωση, καθώς διακινείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο με τα χαρακτηριστικά των παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 και της παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020 (βλέπε Παράρτημα Α΄).

Άρθρο 4

Διαδικασία επικύρωσης των εκτυπώσεων ηλεκτρονικών δημοσίων και ιδιωτικών εγγράφων

1. Το φυσικό πρόσωπο που αιτείται από κάθε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο την επικύρωση εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου οφείλει, να έχει αποστείλει προηγουμένως στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) του επικυρούντος, το σχετικό ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο.

Δεν απαιτείται προηγούμενη αποστολή του ηλεκτρονικού εγγράφου, αν αυτό έχει περιέλθει με χρήση ΤΠΕ στη διοικητική αρχή ή ΚΕΠ, απευθείας από τον εκδότη του εγγράφου.

2. Ο επικυρών ελέγχει πρωτίστως εάν το ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο φέρει τα απαραίτητα στοιχεία. Τα απαραίτητα στοιχεία των ηλεκτρονικών δημόσιων, εγγράφων ορίζονται στις παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020. Τα απαραίτητα στοιχεία των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων ορίζονται στην παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020.

3. Ακολούθως, ο επικυρών αντιπαραβάλλει το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου με την εκτύπωση αυτού, προκειμένου να επιβεβαιώσει την ταύτιση του περιεχομένου των δύο μορφών του ίδιου εγγράφου. Ο επικυρών μπορεί να εκτυπώσει ο ίδιος το ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο που έχει στην κατοχή του για τον σκοπό της επικύρωσης.

4. Στη συνέχεια, ο επικυρών επιθέτει τη σχετική επισημειωματική πράξη επικύρωσης στο σώμα της εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημοσίου ή ιδιωτικού εγγράφου. Όταν η επικύρωση γίνεται από αρμόδιο υπάλληλο διοικητικής αρχής ή ΚΕΠ, αναγράφονται τα εξής:

α.    Ο τίτλος του φορέα και η υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση,

β.    Η φράση: «Ακριβές αντίγραφο»,

γ.     Τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου (Ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, στοιχεία Α.Δ.Τ. ή άλλου μέσου ταυτοποίησης που προσκομίζεται),

δ.    Ο τόπος και η ημερομηνία της επικύρωσης,

ε.     Το ονοματεπώνυμο και η υπογραφή του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση,

στ.   Η επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της υπηρεσίας.

5. Για την επικύρωση από δικηγόρους ισχύουν τα οριζόμενα στον ν. 4194/2013 (Α’ 208).

 

 

 

____________________________________________________

 

 

 

Απόφαση 46005 ΕΞ 2021/29.12.2021

ΑΔΑ: 6Δ9Μ46ΜΤΛΠ-Ε3Ε

ΥΨηΔ 29/12/2021
Α. Π.: 46005 ΕΞ 2021

Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης

Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΥ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΟΥ

ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Πληροφορίες: Σ. Παπαδάκη, Λ. Λαμπρινίδης

Τηλέφωνο: 210 9098172, -169.

E-mail: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.

ΘΕΜΑ: «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς».

ΣΧΕΤ.:

1. Άρθρα 14 και 15, ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) – Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις» (Α’ 184).

2. Υπουργική Απόφαση, υπ’ αριθ. 32256/15-09-2021 (Β’ 4651) «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς» (ΑΔΑ: 6ΜΕΞ46ΜΤΛΠ-1ΗΠ).

Σας γνωρίζουμε ότι δημοσιεύθηκε η υπ. αριθμ. 32256/15-09-2021 Απόφαση του Υπουργού Επικρατείας και Υφυπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης με θέμα: «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς», κατ’ εξουσιοδότηση των παρ. 8 και 9 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020 (Α’184).

Με την απόφαση αυτή, ρυθμίζεται η διαδικασία επικύρωσης των εκτυπώσεων τόσο των ηλεκτρονικών δημοσίων όσο και των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο. Επίσης, ρυθμίζονται ειδικότερα ζητήματα για την ισχύ των εκτυπώσεων αυτών κατά την έντυπη διακίνησή τους.

Ειδικότερα:

Α. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13 του ν. 4727/2020, ήτοι:

α. τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα,

β. τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα,

γ. τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα, όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά με ισχύ ακριβούς αντιγράφου από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, υπό την προϋπόθεση ότι η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης, δύναται να επιβεβαιωθούν με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που αυτά φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου (άρθρο 14 παρ. 4, ν. 4727/2020).

Ως εκ τούτου, οι διοικητές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας δεν επικυρώνουν αντίγραφα από τα προαναφερόμενα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως ισχύει.

Στην περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, κατά τα ανωτέρω, τότε απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο.

Β. Τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον φέρουν επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται εφόσον διαπιστωθεί η ταύτιση του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο (άρθρο 15 παρ. 2, ν. 4727/2020).

Συνεπώς, οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας επικυρώνουν αντίγραφα από ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, με βάση τα όσα αναφέρονται ανωτέρω.

Γ. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) και φέρουν τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης, όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ ακριβούς αντιγράφου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περ. β της παρ. 3 του ν. 4727/2020.

Ως εκ τούτου, οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας δεν επικυρώνουν αντίγραφα από τα προαναφερόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα, δεδομένου ότι είναι δυνατή η ταύτιση του περιεχομένου τους μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης που παρέχεται από την ΕΨΠ, με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 4 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.

Στις περιπτώσεις για τις οποίες απαιτείται η επικύρωση των εκτυπωμένων ηλεκτρονικών δημοσίων και ιδιωτικών εγγράφων, η διαδικασία που ακολουθείται είναι η εξής:

1.   Το φυσικό πρόσωπο που αιτείται από κάθε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο την επικύρωση εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου οφείλει, να έχει αποστείλει προηγουμένως στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) του επικυρούντος, δηλαδή του αρμόδιου υπαλλήλου της διοικητικής αρχής ή του Κέντρου Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) ή του δικηγόρου, το σχετικό ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο. Δεν απαιτείται προηγούμενη αποστολή του ηλεκτρονικού εγγράφου, αν αυτό έχει περιέλθει με χρήση ΤΠΕ στη διοικητική αρχή ή ΚΕΠ, απευθείας από τον εκδότη του εγγράφου.

2.   Ο επικυρών ελέγχει πρωτίστως εάν το ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο φέρει τα απαραίτητα στοιχεία. Τα απαραίτητα στοιχεία των ηλεκτρονικών δημόσιων, εγγράφων ορίζονται στις παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020. Τα απαραίτητα στοιχεία των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων ορίζονται στην παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020.

3.    Ακολούθως, ο επικυρών αντιπαραβάλλει το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου με την εκτύπωση αυτού, προκειμένου να επιβεβαιώσει την ταύτιση του περιεχομένου των δύο μορφών του ίδιου εγγράφου. Ο επικυρών μπορεί να εκτυπώσει ο ίδιος το ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο που έχει στην κατοχή του για τον σκοπό της επικύρωσης.

4.   Στη συνέχεια, ο επικυρών επιθέτει τη σχετική επισημειωματική πράξη επικύρωσης στο σώμα της εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημοσίου ή ιδιωτικού εγγράφου. Όταν η επικύρωση γίνεται από αρμόδιο υπάλληλο διοικητικής αρχής ή ΚΕΠ, αναγράφονται τα εξής:

α. Ο τίτλος του φορέα και η υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση,

β. Η φράση: «Ακριβές αντίγραφο»,

γ. Τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου (Ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, στοιχεία Α.Δ.Τ. ή άλλου μέσου ταυτοποίησης που προσκομίζεται),

δ. Ο τόπος και η ημερομηνία της επικύρωσης,

ε. Το ονοματεπώνυμο και η υπογραφή του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση,

στ. Η επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της υπηρεσίας.

Επισημαίνεται ότι οι εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων (δημόσιων και ιδιωτικών) γίνονται δεκτές από τους φορείς του δημόσιου τομέα, όπως αυτοί ορίζονται στην περ. 57 του άρθρου 2 του ν. 4727/2020, μόνο κατ’ εξαίρεση του κανόνα της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 29 του ιδίου νόμου. Συγκεκριμένα, η διαδικασία της επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημοσίων και ιδιωτικών εγγράφων εφαρμόζεται όταν:

α) είτε υφίσταται πρόσκαιρη αντικειμενική αδυναμία παραλαβής ηλεκτρονικού εγγράφου από τον φορέα του δημόσιου τομέα,

β) είτε υφίσταται άλλου τύπου αδυναμία παραλαβής που διαπιστώνεται με πράξη του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης,

γ) είτε όταν το φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα έχει επιλέξει μη ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας με φορείς του δημόσιου τομέα στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.), σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 2 του άρθρου 29 του ν. 4727/2020.

Επίσης, τονίζεται ότι όταν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο διακινείται με ηλεκτρονικό τρόπο δεν απαιτείται ουδεμία επικύρωση, καθώς διακινείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο με τα χαρακτηριστικά των παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 και της παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020.

Για τους παραπάνω λόγους, όλες οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας παρακαλούνται να συνδράμουν με κάθε πρόσφορο τρόπο ώστε τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες να συναλλάσσονται με ηλεκτρονικό τρόπο με τις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα, καθώς η ηλεκτρονική διακίνηση ηλεκτρονικών δημοσίων ή ιδιωτικών εγγράφων απαλλάσσει, μεταξύ άλλων, τους διοικούμενους από την υποχρέωση φυσικής παρουσίας σε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ για την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, σύμφωνα με τα προεκτεθέντα.

Η παρούσα εγκύκλιος παρακαλούμε όπως κοινοποιηθεί σε όλες τις οργανικές μονάδες των Υπουργείων, Γενικών και Ειδικών Γραμματειών, καθώς και στα εποπτευόμενα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου.

Το Υπουργείο Εσωτερικών παρακαλείται να κοινοποιήσει την εγκύκλιο στις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, τις Περιφέρειες και τους Δήμους της χώρας.

Τέλος, το Υπουργείο Δικαιοσύνης παρακαλείται όπως κοινοποιήσει την παρούσα σε όλους τους Δικηγορικούς Συλλόγους της Χώρας για την ενημέρωση των δικηγόρων.

Παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία ή πρόσθετη διευκρίνιση.

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

ΚΑΙ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

ΛΕΩΝΙΔΑΣ ΧΡΙΣΤΟΠΟΥΛΟΣ

 

 

 

 

 

 

 _______________________________